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Datenschutzhinweise für den 116117 Terminservice

Die folgenden Hinweise gelten für Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten, die für die gesetzlich vorgeschriebene Terminvermittlung nach § 75 Abs. 1 a SGB V die Software 116117 Terminservice nutzen. Für Patientinnen und Patienten gibt es eine eigene Softwarekomponente mit spezifischen Datenschutzhinweisen.

1. VERANTWORTLICHKEIT FÜR DIE DATENVERARBEITUNG

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch die Verantwortliche:

Kassenärztliche Bundesvereinigung
Herbert-Lewin-Platz 2, 10623 Berlin
Telefon: 030 4005-0
Telefax: 030 4005-1590
E-Mail: info(at)kbv.de

Für die Stammdaten der Arztpraxen ist die jeweils für die Arztpraxis zuständige Kassenärztliche Vereinigung die Verantwortliche im Sinne der DSGVO.

Bei Fragen sowie Auskunftsersuchen im Zusammenhang mit unserer Erklärung zum Datenschutz und der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten können Sie sich an unseren Beauftragten für den Datenschutz 
wenden, der Ihnen unter folgender Adresse zur Verfügung steht:

Kassenärztliche Bundesvereinigung Datenschutzbeauftragter
Herbert-Lewin-Patz 2
10623 Berlin
E-Mail: datenschutzbeauftragter(at)kbv.de

2. ERHEBUNG UND SPEICHERUNG PERSONENBEZOGENER DATEN SOWIE ZWECK DER
    VERARBEITUNG

a) Informationen, die automatisch beim Besuch der Webseite erhoben werden

Im Rahmen Ihrer Nutzung der Website erheben wir bestimmte Daten automatisch, die für die Nutzung der 116117-Dienste erforderlich sind. Hierzu gehören:

•    Betriebssystem des Nutzers
•    Browsertyp und Version
•    Internet-Service-Provider des Nutzers
•    IP-Adresse des Nutzers
•    Datum und Uhrzeit des Zugriffs

b) Stammdaten für den 116117 Terminservice

Im Rahmen des 116117 Terminservices verarbeiten wir personenbezogene Daten von niedergelassenen Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten.

Die Datenverarbeitung erfolgt durch den Import der Stammdaten der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung (KV) und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO für die Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtung nach § 75 Abs. 1 a SGB V zur Vermittlung von Terminen erforderlich. Die Daten werden zudem für die Erstellung der Abrechnungen, zur Erstellung von Statistiken und für die Bedarfsplanung verarbeitet.

Die Übermittlung erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages an die kv.digital GmbH und deren Unterauftragsverarbeiter. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung verarbeitet die Daten entweder auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrages mit den Kassenärztlichen Vereinigungen oder auf der gesetzlichen Grundlage von § 75 Abs. 1a S. 16 SGB V zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet nur dann statt, wenn dies gesetzlich und vertraglich erlaubt ist. Beispiele hierfür sind: 

  • die Übermittlung der Praxisdaten an Patientinnen und Patienten, die einen Termin gebucht haben,
  • die Übermittlung von Praxisdaten im Zusammenhang mit Terminbestätigungen und Terminerinnerungen, die per Email an die  Patientinnen und Patienten gesendet werden, an den Unterauftragnehmer Retarus und
  • die Übermittlung der Praxisstammdaten zur Speicherung und Verarbeitung an den Rechenzentrumsdienstleister Comback

c) Terminprofile der Praxis

Wenn Ihre KV für Sie einen Zugang zum 116117 Terminservice anlegt, werden in der Software automatisch Terminprofile für Sie erstellt. Wenn Sie manuell Terminprofile anlegen, werden diese zu Protokollierungszwecken dauerhaft im System gespeichert, auch wenn Sie diese wieder löschen.

d) Bereitstellen von Terminen

Wenn Sie Termine im 116117 Terminservice für Praxen bereitstellen, verarbeiten wir zusätzlich zu den Termindaten dauerhaft die Informationen darüber, wann Sie die Termine angelegt und bearbeitet haben.

e) Absagen von Terminen

Wenn Sie Termine, die bereits durch Versicherte gebucht wurden, wieder absagen, speichern wir die Information darüber.

f) Terminbuchungen bei Kolleginnen und Kollegen

Wenn Sie über den 116117 Terminservice für Praxen auf die „Buchung von Arztterminen bei Kolleg:innen“ im 116117 Terminservice zugreifen, um für Ihre Patientinnen und Patienten Termine bei einer anderen Praxis zu buchen, dann speichern wir Ihre Daten dauerhaft im Zusammenhang mit dem gebuchten Termin und übermitteln diese an die Praxis, in welcher der Termin gebucht wurde.

g)  Allgemeine Anfragen und Support

Wenn Sie allgemeine schriftliche Anfragen an uns richten, erheben wir nur die durch Sie mitgeteilten Daten wie z. B. Ihre Anrede, Ihren Vornamen und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Anschrift und Telefonnummer sowie sonstige Informationen, die zur Beantwortung Ihrer Anfrage notwendig sind.
Diese Daten werden nur gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten bzw. um Services durchzuführen, die Sie beantragt haben.
Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet nicht statt.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die angemessene Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich.

3.  SPEICHERUNG IHRER DATEN

Die im Zusammenhang mit dem Aufruf unserer Webseite anfallenden Daten werden nach 7 Tagen gelöscht.

Die im Zusammenhang mit Supportanfragen anfallenden Daten werden nach spätestens 18 Monaten gelöscht.

Über die Speicherdauer der weiteren Daten entscheidet die zuständige Kassenärztliche Vereinigung als hierfür Verantwortliche. 

4. RECHTE DER BETROFFENEN PERSON

Sie haben das Recht, über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten. Eine Berichtigung unrichtiger Daten muss über die zuständige KV erfolgen. Die Möglichkeit zur Löschung von Daten besteht nicht.

Sie haben ferner das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Sie können sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des Standorts der KBV wenden.

Die Anschrift der für die KBV zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn

Stand: 23. Mai 2023

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